Slik behandler vi personopplysninger

1. Om oss

Avalia Digital AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn via våre nettsider og digitale tjenester.

2. Hvilke personopplysninger vi samler inn

Vi samler inn:

• Navn, e-post, telefonnummer ved henvendelser via skjema
• Bruksdata fra nettsiden (IP-adresse, nettleserinformasjon)
• Eventuelle kundedata i forbindelse med support, demo og onboarding
• Notater og, ved samtykke, opptak fra samtaler i undersøkelser (se punkt 12)

3. Formål og rettslig grunnlag

4. Dine rettigheter

Du har rett til:

• Innsyn i hvilke data vi har om deg
• Å få feilaktige data rettet
• Å be om sletting eller begrensning
• Dataportabilitet (få data utlevert i maskinlesbart format)
• Å protestere mot behandling basert på legitim interesse

For å utøve rettighetene dine, kontakt oss på post@avalia.no.

5. Deling av personopplysninger

Vi deler kun data med:

• Tekniske driftsleverandører (f.eks. hostingleverandør)
• Analyse- og markedsføringsverktøy (dersom samtykke er gitt)
• Regnskap og fakturering (ved betalende kundeforhold)
• AI-baserte skrive- og analyseverktøy som hjelpemiddel ved oppsummering og anonymisering av notater fra undersøkelser og samtaler (behandler opplysningene på våre vegne under databehandleravtale)

Alle tredjeparter er underlagt databehandleravtale.

6. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet:

• Henvendelser: opptil 12 måneder
• Kundeforhold: etter bokføringslovens krav
• Analyse: i henhold til valgt lagringsperiode i analyseverktøy
• Intervjumateriale fra undersøkelser og samtaler: rånotater og eventuelle opptak slettes når det anonymiserte notatet er ferdig, senest 30 dager etter samtalen. Anonymiserte notater beholdes som arbeidsmateriale.

7. Internasjonal overføring

Noen leverandører (f.eks. Google) kan behandle data utenfor EØS. Vi sikrer da at overføringen skjer i henhold til GDPR via standardkontrakter og/eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

Ved undersøkelser og samtaler kan AI-baserte verktøy brukes som hjelpemiddel ved oppsummering og anonymisering av notater. Dersom leverandøren behandler opplysningene utenfor EØS, sikres overføringen på samme måte, gjennom EUs standardkontrakter og/eller EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Informasjon om informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker cookies for å forbedre brukeropplevelse og analysere trafikk.

Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved å justere cookie-innstillingene.

9. Cookie-samtykke

Ved første besøk ber vi deg godta eller avvise bruken av ikke-nødvendige cookies via et banner.

• Du kan velge å bare godta nødvendige
• Vi logger samtykke for dokumentasjon

10. Endringer

Vi oppdaterer denne erklæringen ved behov. Siste versjon vil alltid være tilgjengelig på våre nettsider.

11. Klager

Dersom du mener at vår behandling er i strid med regelverket, kan du klage til:

12. Undersøkelser og samtaler med bedriftsledere

Vi gjennomfører fra tid til annen samtaler med ledere og økonomiansvarlige i bedrifter for å forstå hvordan de arbeider, som grunnlag for å vurdere og utvikle nye tjenester.

Hva vi behandler: navn, rolle, virksomhet og kontaktopplysninger for å avtale samtalen; notater fra samtalen om hvordan virksomheten arbeider; lydopptak bare dersom du uttrykkelig samtykker til det.

Formål og grunnlag: å forstå behov og vurdere om en tjeneste bør utvikles. Rettslig grunnlag: berettiget interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f) for å avtale og gjennomføre samtalen og for notatene. Lydopptak gjøres bare med ditt samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a), og samtykket kan trekkes tilbake når som helst.

Slik behandler vi notatene: Notatene anonymiseres innen 30 dager etter samtalen. Virksomhet og person erstattes med et alias, og opplysninger som kan identifisere dere, fjernes. Rånotater og eventuelle opptak slettes når det anonymiserte notatet er ferdig. Anonymiserte notater beholdes som arbeidsmateriale.

Deling: Vi deler ikke notater fra samtaler med andre. AI-baserte verktøy kan brukes som hjelpemiddel ved oppsummering og anonymisering av notatene. Slike verktøy behandler opplysningene på våre vegne under databehandleravtale, og eventuell overføring utenfor EØS sikres som beskrevet i punkt 7. Oppsummeringer som deles med deltakerne eller publiseres, inneholder bare mønstre som ikke kan spores til enkeltvirksomheter.

Dokumenter: Vi ber ikke om dokumenter i samtalen. Deling av dokumenter avtales alltid skriftlig i forkant og reguleres av egen databehandleravtale.

Dine rettigheter: Du kan når som helst be om innsyn, retting eller sletting ved å kontakte kent@avalia.no eller post@avalia.no.